Privacybeleid

UZYTAK is het softwaremerk van UZYTAK. Ondersteuning voor de app en juridische vragen: support@uzytak.com.

1. Reikwijdte en verantwoordelijkheid

Dit beleid geldt voor UZYTAK Field Report voor Android, de vertaal- en machtigingsdiensten daarvan, en de openbare websites uzytak.com en teams.uzytak.com. De Field Teams-app zelf heeft afzonderlijke servicevoorwaarden en privacy-informatie bij de onboarding. De verwerkingsverantwoordelijke is UZYTAK. Privacycontact: privacy@uzytak.com. Je blijft verantwoordelijk voor het hebben van de bevoegdheid om informatie over je klanten, werknemers en andere personen vast te leggen en te delen. UZYTAK verkrijgt geen eigendom van je rapporten.

2. Rapporten en media op je apparaat

Foto’s, annotaties, handtekeningafbeeldingen, rapporttekst, sjablonen, details van werkprofielen en eventueel gekozen locatiegegevens worden opgeslagen in de lokale privéopslag van de app. De belangrijkste rapportagetools werken offline. Rapportinhoud wordt niet uitsluitend geüpload om een proefperiode of aankooprecht te controleren. De app maakt gebruik van de beveiliging van Android en de apparaatopslag; de app versleutelt niet zelfstandig de volledige lokale database en belooft geen end-to-endversleuteling van geëxporteerde rapporten.

Je bepaalt wanneer je een PDF exporteert, een back-up maakt, een vastgelegde foto naar Galerij kopieert of deze met een andere app deelt. Die externe kopieën worden beheerd door de ontvanger of bestemmingsdienst. Het verwijderen van een app-record verwijdert geen geëxporteerde kopieën. Door de app te verwijderen, appgegevens te wissen of het apparaat kwijt te raken, kan lokaal werk verloren gaan. Er is geen automatisch UZYTAK-cloudarchief voor rapporten; bewaar je eigen back-ups.

3. Optionele AI-vertaling

Wanneer je om een vertaling vraagt, worden de noodzakelijke rapporttekst, de bron- en doeltalen en relevante terminologie-/beroepscontext via HTTPS naar de UZYTAK-backend en de API van OpenAI verzonden. Dit kan aangepaste veldtitels, opties, waarden, notities en bijschriften omvatten. Tekst die je invoert kan persoonsgegevens bevatten; deze wordt niet automatisch geanonimiseerd. Verstuur alleen wat noodzakelijk is en controleer de vertaalde tekst voordat je deze deelt.

De vertaalgegevens bevatten niet het volledige rapport, foto’s, pixels van handgeschreven handtekeningen of de privésleutel van je apparaatinstallatie. Gestructureerde identiteitsvelden worden niet automatisch vertaald. Persoonsgegevens die je in doorlopende tekst typt, kunnen nog steeds met die tekst worden verzonden.

De backend bewaart rapport- of vertaalinhoud niet opzettelijk langer dan voor de verwerking nodig is, tenzij een specifieke productiefunctie opslag vereist. De huidige uitzondering is een versleutelde antwoordcache en verwerking van antwoorden op dubbele verzoeken, met een vervaltijd van 24 uur, om vertalingen opnieuw te gebruiken en dubbele verwerking te voorkomen. Brontekst wordt in het geheugen verwerkt; sleuteldigests ondersteunen caching en idempotentie. Een gecached resultaat in dezelfde taal kan de oorspronkelijke formulering bevatten. Versleuteling maakt gecachete inhoud niet anoniem. Operationele token-/kostenanalyses bevatten pseudonieme verwijzingen, model, tokentellingen, timing, status en geschatte kosten, maar geen rapporttekst of afbeeldingen.

Voor vertalingen wordt momenteel de Responses API van OpenAI gebruikt met store:falseWe beweren niet dat Zero Data Retention of verwerking door de provider uitsluitend in de EU is ingeschakeld. OpenAI verklaart dat API-invoer en -uitvoer standaard niet worden gebruikt om zijn modellen te trainen of te verbeteren, tenzij de klant daar uitdrukkelijk voor kiest. De standaardlogs voor misbruikmonitoring kunnen prompts, antwoorden en afgeleide metadata bevatten en maximaal 30 dagen worden bewaard; langere bewaring is mogelijk wanneer dit wettelijk vereist is of redelijkerwijs noodzakelijk is om diensten of derden tegen schade te beschermen. Caching van prompts door de provider kan versleutelde modelcachegegevens afzonderlijk maximaal 24 uur bewaren. store:false schakelt deze vormen van bewaring niet allemaal uit. Deze regels van de provider staan los van de eigen cache- en loglimieten van UZYTAK. Zie de huidige API-gegevenscontroles van OpenAI.

4. Camera, microfoon, locatie en bestanden

• Cameratoegang ondersteunt de opname die je kiest. Bij het importeren van media wordt de systeemkiezer gebruikt in plaats van onbeperkte toegang tot de fotobibliotheek.
• Microfoontoegang ondersteunt optionele spraak-naar-tekst. De app bewaart herkende tekst, geen archief met spraakopnamen. De door Android geselecteerde herkenningsdienst kan audio online verwerken. Herkenning op het apparaat hangt af van het apparaat en de geïnstalleerde taalondersteuning; tekstinvoer blijft een alternatief.
• Locatie is optioneel en kan nauwkeurig of bij benadering zijn, afhankelijk van de Android-machtigingsinstellingen. De locatie wordt gebruikt voor opname-/rapportcontext, niet voor tracking op de achtergrond. Je bepaalt of beschikbare GPS-gegevens in de PDF verschijnen. Ingevoerde adressen die voor vertaling worden verzonden, vormen een afzonderlijke gegevensstroom voor tekst.
• Bestanden worden gebruikt voor lokale rapporten, PDF-export en gekozen back-up-/importbewerkingen. Op oudere Android-versies kan voor het expliciet opslaan in Galerij toestemming voor oudere opslagfuncties vereist zijn.

Je kunt machtigingen intrekken in de Android-instellingen. Weigering beperkt de betreffende optionele functie en geeft geen toestemming voor andere toegang.

5. Proefperiode, aankopen en servicemachtiging

Een registratie met e-mailadres en wachtwoord bij UZYTAK is niet vereist. Online machtiging maakt gebruik van een pseudonieme installatie-identiteit, openbare sleutel, attestationgegevens en ondertekende uitdagingen. De privésleutel van de installatie blijft in Android Keystore. Rechtenrecords bevatten ondoorzichtige verwijzingen/aantallen voor voltooide rapporten, verzoekstatus en aankoop-/toekenningsgeschiedenis. Deze ondersteunen de limiet van drie voltooide rapporten, het herstellen van aankopen, permanente Founding-rechten en misbruikpreventie.

Google Play verwerkt het afrekenen. UZYTAK ontvangt aankoop-ID’s/-tokens en de verificatiestatus en verifieert aankopen met de diensten van Google; meldingen van Google kunnen die status bijwerken. UZYTAK ontvangt je betaalkaartnummer of Google-wachtwoord niet. Controles van rechten vragen niet om rapportfoto’s, klantgegevens, GPS, notities of sjablonen. Deze versie gebruikt machtiging op basis van sleutelattestatie; er wordt geen implementatie van Play Integrity Device Recall geclaimd.

De app bevat Google Play Billing en locatiecomponenten van Google Play-services. Deze diensten en Android-spraakherkenning kunnen hun eigen technische/servicegegevens verwerken volgens het beleid van hun providers. Er is geen integratie van advertenties op appniveau, gepersonaliseerde advertenties of Firebase Analytics. Dit betekent niet dat diensten van derden geen diagnostische gegevens verwerken.

6. Website, ondersteuning en beveiliging

De openbare websites hebben geen analysesscripts, advertentiepixels of bezoekersaccountdatabase. Lettertypen en afbeeldingen worden bij de website gehost. Het Field Teams-demoformulier verzendt bij het indienen je naam, bedrijf, zakelijke e-mailadres, interesse in een plan, teamgrootte, talen en workflowbeschrijving via onze Hostinger-website-mailhandler naar teams@uzytak.com. Deze gegevens worden gebruikt om op je aanvraag te reageren en niet om je op een mailinglijst te abonneren. Het algemene contactformulier kan ook een e-mail voorbereiden in je eigen e-mailprogramma. Verstuur geen wachtwoorden, API-sleutels of onnodige klantgegevens.

Voor formulierbeveiliging gebruikt de handler een ondertekende uitdaging, een verborgen spamveld, timing van verzoeken en gehashte tellers voor snelheidsbeperking. De inhoud van formulieren wordt niet opgeslagen in een websitedatabase. Beveiligingstellers en records van gebruikte uitdagingen verlopen binnen 24 uur. Mail- en gewone hostinglogs worden afzonderlijk door hun diensten verwerkt. Correspondentie naar aanleiding van aanvragen valt onder de onderstaande bewaartermijn voor correspondentie.

Website-/API-hosting en netwerkdiensten verwerken verbindingsgegevens zoals IP-adressen, verzoekstijden en user-agentinformatie. Authenticatieresultaten, verzoekgroottes en ongebruikelijke verzoekpatronen kunnen voor beveiliging worden gebruikt. Het ontwerp van de app-machtigingen gebruikt geen advertentie-ID of invasieve fingerprinting op basis van IMEI/serienummer. Tijdelijke beperkingen op machtigingen vormen geen vaststelling van je wettelijke rechten; neem contact op met ondersteuning als je denkt dat de toegang onterecht is beperkt.

7. Doeleinden, ontvangers en internationale verwerking

Gegevens worden gebruikt om gevraagde online functies voor rapportage te leveren, aankopen en rechten te beheren, op ondersteuning te reageren, de diensten te beveiligen en toepasselijke wettelijke verplichtingen na te komen. Verwerking die noodzakelijk is om een gevraagde dienst te leveren, is gebaseerd op de relevante contractuele relatie; verwerking voor beveiliging en de werking van de dienst kan steunen op gerechtvaardigde belangen, met inachtneming van toepasselijke waarborgen en bezwaren. Waar toestemming vereist is, moet deze specifiek en intrekbaar zijn. Een Android-machtiging is op zichzelf geen volledige wettelijke grondslag voor elk gebruik van de gegevens van een andere persoon.

De productiediensten gebruiken OVHcloud voor de backend die in Frankfurt wordt gehost, Hostinger voor deze website, OpenAI voor aangevraagde vertalingen en Google voor verificatie van Play-aankopen. De door het apparaat gekozen spraakdienst, de e-maildiensten die betrokken zijn wanneer je contact met ons opneemt en de ontvangers die je voor exports kiest, verwerken hun respectieve gegevensstromen. Een server in Frankfurt maakt de volledige dienst niet uitsluitend EU-gebaseerd.

Hieronder worden geverifieerde, gepubliceerde mechanismen van providers beschreven; dit is geen bewering dat er een afzonderlijk onderhandelde overeenkomst is ondertekend: De DPA van OpenAI identificeert OpenAI Ireland Ltd. voor klanten in de EER/Zwitserland en voorziet in SCC’s of een toepasselijk adequaatheidsbesluit voor verdere doorgiften. De gepubliceerde privacywaarborgen van OVHcloud beschrijven SCC’s voor verwerking buiten de EER. Het privacybeleid van Hostinger beschrijft contractuele waarborgen met gebruik van standaardclausules van de Europese Commissie. De kennisgeving over het doorgiftekader van Google beschrijft toepasselijke adequaatheidskaders en SCC’s waar vereist. Deze verklaringen impliceren niet dat elke doorgifte hetzelfde mechanisme gebruikt of dat een contracterende entiteit in de EER internationale verwerking uitsluit. Neem contact met ons op voor informatie over de regelingen die op jouw gegevens van toepassing zijn.

8. Bewaring en verwijdering

• Lokale rapporten en media: worden bewaard totdat u ze verwijdert of de appgegevens wist. Een rapport uit de geschiedenis verbergen is niet hetzelfde als alle bijbehorende bestanden verwijderen. Beheer geëxporteerde pdf's, kopieën in de galerij en back-ups afzonderlijk.
• Versleutelde vertaalreacties: in de productieconfiguratie vervalt de inhoud van reacties en caches na 24 uur. Een actieve achtergrondopruiming verwijdert verlopen reactie-inhoud tijdens de volgende cyclus; storingen kunnen die cyclus vertragen. Inhoudsloze verzoekmarkeringen worden afzonderlijk bewaard om dubbele verwerking te voorkomen.
• Operationele token-/kostentelemetrie: een bewaartermijn van 90 dagen. Opruiming vindt plaats wanneer telemetrie wordt geregistreerd of onderhouden, waardoor records die wachten op de volgende onderhoudscyclus tijdens inactiviteit of een storing langer kunnen blijven staan. Deze gebeurtenissen bevatten technische en kostengegevens, geen rapporttekst, en vormen geen vertaalquotum dat aan gebruikers wordt getoond.
• Server-/applicatielogs: logs van applicatiecontainers worden automatisch op basis van grootte geroteerd, waarbij per container maximaal drie bestanden van ongeveer 5 MB worden bewaard. Oudere bestanden worden vervangen zodra nieuwe logs worden geschreven; de bewaartijd hangt af van de activiteit en is geen vaste termijn van 30 dagen. Andere systeem- en hostinglogs volgen hun operationele rotatie- en beveiligingsvereisten. Logs worden gebruikt voor probleemoplossing, dienstverlening en beveiliging, niet voor advertenties.
• Herstelkopieën en hostingback-ups: de geïmplementeerde applicatie voert geen geautomatiseerd doorlopend back-upschema uit voor uw rapporten. Er kunnen operationele herstelkopieën worden gemaakt voor implementatie of herstel na incidenten; hiervoor geldt geen automatisch door de applicatie afgedwongen verval. Ze zijn beperkt tot hersteldoeleinden en worden alleen bewaard zolang dat doel of een toepasselijke wettelijke verplichting dit vereist. Het gepubliceerde back-upschema voor webhosting van Hostinger beschrijft zes weken voor wekelijkse kopieën en zeven dagen voor dagelijkse kopieën waar deze zijn ingeschakeld; dit betreft gehoste websitebestanden en geen UZYTAK-cloudarchief van uw lokale rapporten. Wij beloven niet dat elke back-up van een server/provider binnen 30 dagen verdwijnt.
• Correspondentie over ondersteuning en privacy: maximaal 24 maanden nadat de zaak is gesloten, behalve voor specifieke records die volgens toepasselijk recht moeten worden bewaard.
• Aankoop-, aanspraak-, belasting- en juridische records: worden alleen bewaard gedurende de periode die volgens toepasselijk recht vereist is. Er moet een specifieke wettelijke bewaarplicht worden vastgesteld; niet alle records mogen zonder meer permanent van verwijdering worden uitgesloten.
• Verwijzingen naar installatie, voltooiing en dubbele verzoeken: beperkt tot wat het relevante service- of beveiligingsdoel vereist en onderworpen aan goedgekeurde verwijderingsverzoeken; identificatoren rechtvaardigen geen onbeperkte bewaring alleen omdat ze pseudoniem zijn.

Records aan de zijde van providers vallen onder de afzonderlijke providerregels die hierboven zijn beschreven. Een lokaal rapport verwijderen wist niet automatisch onafhankelijke serverautorisatie- of aankooprecords of informatie die u afzonderlijk naar ondersteuning hebt gestuurd. Vraag verwijdering aan de serverzijde aan via het privacycontact; een UZYTAK-inlogaccount is niet vereist. Goedgekeurde verzoeken verwijderen actieve gegevens snel. Een herstelkopie die niet onmiddellijk selectief kan worden gewijzigd, blijft beperkt totdat deze wordt vervangen of verwijderd; een toepasselijk verwijderingsverzoek moet opnieuw worden toegepast voordat herstelde gegevens weer normaal worden gebruikt. We leggen bij onze reactie uit welke bewaarexceptie van toepassing is. Het verlopen van een cache is geen bewering dat gegevens onmiddellijk forensisch zijn verwijderd uit databasepagina's of back-ups.

9. Uw rechten en verzoeken

Waar van toepassing kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid indienen, bezwaar maken tegen relevante verwerking en uw toestemming intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Neem contact op met privacy@uzytak.com met “Privacyverzoek” en voldoende informatie om de relevante service of aankoop te identificeren; stuur geen wachtwoorden of privésleutels. Evenredige verificatie kan noodzakelijk zijn. Wij kunnen geen records ophalen of op afstand verwijderen die uitsluitend op uw apparaat staan of zich bevinden in kopieën die door ontvangers worden bewaard.

Wij reageren binnen één maand na ontvangst op verzoeken van betrokkenen. Als een verlenging die volgens toepasselijk recht is toegestaan noodzakelijk is, leggen we de reden en de verlenging binnen die eerste maand uit. Goedgekeurde verwijderingsverzoeken worden snel uitgevoerd voor actieve gegevens; herstelkopieën worden behandeld zoals hierboven beschreven. Elke bewaarde wettelijke registratie moet worden onderscheiden van gegevens die voor verwijdering zijn goedgekeurd. U kunt een klacht indienen bij de Poolse toezichthoudende autoriteit, de voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (UODO), of een andere bevoegde autoriteit. Dit beleid beperkt geen toepasselijke wettelijke rechten.

10. Wijzigingen

Updates van de verwerking worden hier weergegeven met een herziene datum. Materiële wijzigingen waarvoor kennisgeving of toestemming vereist is, worden niet als aanvaard beschouwd alleen omdat u de app eerder hebt gebruikt. Zie de Gebruiksvoorwaarden voor verantwoordelijkheid voor rapporten en aankoopvoorwaarden.