Учёт пробега автомобиля в Польше 2026 — образец, требования и как вести его в телефоне

У вас в Польше своя фирма (JDG или sp. z o.o.) и служебная машина, и вы хотите вычитать 100% VAT с топлива, сервиса и лизинга? Тогда учёт пробега автомобиля (польск. ewidencja przebiegu pojazdu) — не формальность, а обязательное условие. Одна пропущенная запись или несходящиеся показания одометра при проверке могут превратить 100% в 50% — с процентами за несколько лет назад.

Ниже — что на самом деле требует закон, типичные ошибки, сравнение способов ведения учёта (тетрадь, Excel, приложение) и простой образец. Статья написана для тех, кто приехал в Польшу из Беларуси, Украины и других стран и ведёт здесь бизнес или работает в бригаде.

Это справочный материал, а не налоговая консультация. Свою конкретную ситуацию всегда уточняйте у бухгалтера (księgowa).

Когда учёт пробега обязателен

Польский закон о VAT (ustawa o VAT) даёт два варианта для легкового автомобиля в фирме:

• 50% VAT — машина используется «смешанно», то есть и в личных целях. Учёт пробега для VAT в этом случае не ведётся.
• 100% VAT — машина используется исключительно для бизнеса. Тогда нужно (ст. 86a закона о VAT):
  1. вести учёт пробега с того дня, когда вы начинаете использовать авто только для фирмы,
  2. подать в налоговую (urząd skarbowy) информацию VAT-26,
  3. иметь правила пользования машиной, исключающие личное использование (например, регламент, стоянка у фирмы).

Одного учёта недостаточно, если ночью машина стоит у дома, а в выходные едет на озеро. Налоговая оценивает, действительно ли исключено личное использование — учёт должен это подтверждать, а не заменять.

Срок подачи VAT-26

По данным сервиса biznes.gov.pl, информацию VAT-26 подают до 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы понесли первый расход на автомобиль (например, первый взнос по лизингу). Если опоздать, машина считается используемой исключительно для фирмы только с первого дня месяца, в котором вы подали VAT-26. Внимание: в старых статьях в интернете до сих пор встречается срок «7 дней» — это устаревшая редакция закона.

Что должен содержать учёт пробега (ст. 86a п. 7)

Закон перечисляет обязательные элементы. Для всего учёта в целом:

1. регистрационный номер автомобиля,
2. дата начала и окончания ведения учёта,
3. показания одометра на дату начала, на конец каждого расчётного периода (месяца или квартала) и на дату окончания,
4. количество пройденных километров на конец каждого расчётного периода и на дату окончания.

Для каждой поездки — отдельная запись:

• порядковый номер записи,
• дата и цель поездки,
• описание маршрута (откуда — куда),
• количество пройденных километров,
• имя и фамилия водителя.

Если машиной управляет не сам налогоплательщик (например, работник), налогоплательщик подтверждает записи в конце каждого расчётного периода. Учёт может быть бумажным или электронным — закон не навязывает форму, важно, чтобы были все данные.

Образец — колонки для копирования

Колонки «одометр старт/конец» прямо не требуются для каждой поездки, но очень помогают: сразу видно, что ни один километр не «пропал» между записями.

Самые частые ошибки, из-за которых теряют 100% VAT

1. Цель поездки «дела фирмы». Слишком общо. Пишите конкретно: «монтаж окон у клиента X», «получение товара на складе Y».
2. Дыры в показаниях одометра. Конец одной поездки 48 236, начало следующей 48 290 — 54 км без записи выглядят как личная поездка.
3. Заполнение раз в месяц по памяти. Проверяющие сравнивают записи со счетами за топливо, оплатой автострад и рабочими часами. Даты должны совпадать.
4. Личная поездка в учёте машины на 100% VAT. Даже одна такая запись — доказательство, что машина используется не только для фирмы. Для такого авто записывайте только служебные поездки, а если пользуетесь им и лично — честнее остаться на 50% VAT.
5. Не подан VAT-26 или подан с опозданием.
6. Записи работника не подтверждены налогоплательщиком в конце периода.

Тетрадь, Excel или приложение — честное сравнение

Excel вполне подходит, если вы дисциплинированны: записываете каждую поездку в тот же день и следите за одометром. Слабое место Excel — не видно, что и когда меняли. Тетрадь, как ни странно, в этом смысле лучше: зачёркивание остаётся видимым.

Приложение имеет смысл, если вы много ездите и не хотите вечером восстанавливать маршрут. Обратите внимание на три вещи: остаются ли данные в вашем телефоне, не следит ли приложение за вами в фоне и платите ли вы каждый месяц.

Как делаем мы сами: UZYTAK Kilometr

У нашей ремонтной фирмы есть рабочая машина, и каждый месяц нужно было сдавать бухгалтеру учёт пробега. Поэтому мы сделали UZYTAK Kilometr:

• Start перед поездкой, Stop на месте. GPS измеряет расстояние, адреса начала и конца подставляются сами. Геолокация работает только между Start и Stop — без слежки в фоне.
• Тип поездки и цель. Служебная, личная или дорога на работу, плюс цель и контрагент. (Для авто на 100% VAT используйте только «служебную» — см. ошибку № 4.)
• Непрерывность одометра. Каждая поездка начинается с показаний предыдущей; километры без записи отмечаются в отчёте.
• Забыли нажать Start? Добавьте поездку вручную с датой, одометром, маршрутом и целью.
• Учёт, защищённый от изменений. Каждая поездка запечатана в цепочке SHA-256; изменение требует указать причину и попадает в отчёт, отменённые поездки остаются зачёркнутыми.
• PDF в польском формате с регистрационным номером, периодом, показаниями одометра на начало и конец, пронумерованными записями (дата, маршрут, цель, км, водитель) и итогом по км. Плюс CSV для Excel.

Сколько стоит: поездки по GPS и вручную — бесплатно без ограничений для одной машины, с PDF-отчётом за текущий месяц, без рекламы и без аккаунта. Pro — разово 19,99 €: больше машин, отчёты за любой месяц и за весь год, а также ZIP с PDF + Excel для бухгалтера. Без подписки. Данные остаются только в телефоне.

Чего Kilometr не сделает за вас: не подаст VAT-26 и не превратит машину, которой вы пользуетесь лично, в «исключительно служебную». Это по-прежнему ваше решение и ваш бухгалтер.

Kilometrówka — это другое

Часто путают две вещи:

• Учёт пробега для VAT (ст. 86a) — для служебного авто, с которого вы вычитаете 100% VAT.
• Kilometrówka — компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях по ставкам распоряжения Министра инфраструктуры: 0,89 zł/км до 900 см³, 1,15 zł/км свыше 900 см³, 0,69 zł мотоцикл, 0,42 zł мопед.

В Kilometr можно указать ставку за км у машины — тогда сводка сразу покажет сумму.

Чек-лист на конец месяца

• У каждой поездки есть дата, конкретная цель, маршрут, км и водитель.
• Показания одометра на конец месяца совпадают с одометром в машине.
• Нет километров без записи.
• Записи водителей подтверждены владельцем фирмы.
• PDF (и при необходимости CSV) отправлен бухгалтеру, копия сохранена.

Вопросы и ответы

Можно ли вести учёт в приложении или по GPS? Да. Закон не требует бумаги — он требует полного набора данных из ст. 86a п. 7. Отчёт из GPS или приложения подходит, если в нём есть все элементы.

Должен ли водитель расписываться? Закон требует имени и фамилии водителя, а если водитель не сам налогоплательщик — подтверждения записей налогоплательщиком в конце расчётного периода. Многие фирмы всё равно собирают подписи, потому что это облегчает проверку.

Сколько хранить учёт пробега? Как и другую налоговую документацию — до истечения срока давности налогового обязательства (как правило, 5 лет с конца года, в котором истёк срок уплаты налога). Уточните у бухгалтера.

Нужно ли вести учёт для личной машины, используемой в фирме? Для VAT — нет, в этом случае вы вычитаете 50%. Для подоходного налога по личной машине, которая не входит в имущество фирмы, учёт тоже не требуется (расходы в пределах лимита 20%). Подробности — у бухгалтера.