Fahrtenbuch führen 2026 — was das Finanzamt verlangt und wie es ohne Abo-App klappt

Wer einen Firmenwagen auch privat fährt, hat zwei Möglichkeiten: die 1-%-Regel oder ein Fahrtenbuch. Die Pauschale ist bequem, kann aber teuer werden — vor allem bei einem hohen Listenpreis und wenig Privatfahrten. Das Fahrtenbuch spart dann oft bares Geld. Allerdings nur, wenn es ordnungsgemäß ist. Sonst verwirft das Finanzamt es, und es gilt rückwirkend doch die 1-%-Regel.

Hier steht, was ein Fahrtenbuch enthalten muss, welche Fehler Betriebsprüfer am häufigsten finden und wie Papier, Excel und App im Vergleich abschneiden.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

1-%-Regel oder Fahrtenbuch?

Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG wird die private Nutzung eines Fahrzeugs, das zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, pro Monat mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung (inkl. Sonderausstattung) angesetzt. Hinzu kommt in der Regel ein Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Satz 3 erlaubt stattdessen, die tatsächlich auf Privatfahrten entfallenden Kosten anzusetzen. Voraussetzung: Sie weisen die Gesamtkosten mit Belegen nach und das Verhältnis privater zu übrigen Fahrten mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch.

Faustregel: Ein Fahrtenbuch lohnt sich meist, wenn

• der Listenpreis hoch ist, das Auto aber schon älter oder abgeschrieben ist,
• Sie wenig privat fahren,
• der Weg zur Arbeit lang ist oder Sie kaum zur ersten Tätigkeitsstätte fahren.

Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge gelten bei der Pauschale reduzierte Ansätze (¼ oder ½ des Listenpreises, je nach Anschaffungsdatum, CO₂-Wert und Preisgrenze — siehe § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 1–5 EStG). Dann lohnt sich das Fahrtenbuch seltener. Rechnen Sie beide Varianten mit realen Zahlen durch.

Was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten muss

Die Finanzverwaltung (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, BMF-Schreiben vom 3.3.2022) und der BFH verlangen, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird und die Fahrten vollständig und lückenlos mit dem jeweils erreichten Gesamtkilometerstand wiedergibt.

Für jede betriebliche Fahrt:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt,
• Reiseziel — bei Umwegen auch die Reiseroute,
• Reisezweck,
• aufgesuchte Kunden bzw. Geschäftspartner.

Für Privatfahrten: die gefahrenen Kilometer genügen. Für Fahrten Wohnung — erste Tätigkeitsstätte: ein kurzer Vermerk genügt.

Vorlage — die Pflichtspalten

Die häufigsten Gründe, warum Fahrtenbücher verworfen werden

1. Nachträglich erstellt. Ein Fahrtenbuch, das am Monatsende aus dem Gedächtnis oder aus Tankbelegen rekonstruiert wird, ist nicht „zeitnah“. Prüfer vergleichen mit Tankquittungen, Werkstattrechnungen und Terminen.
2. Excel-Tabelle. Der BFH hat entschieden (VI R 64/04), dass eine mit Excel erstellte Datei kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist, weil sie jederzeit unbemerkt geändert werden kann. Lose Zettel sind ebenfalls ungeeignet.
3. Kilometersprünge. Endet eine Fahrt bei 61 468 und beginnt die nächste bei 61 530, fehlen 62 km.
4. Zweck zu allgemein. „Kundenbesuch“ oder „Außendienst“ ohne Namen reicht nicht.
5. Nur ein „repräsentativer“ Zeitraum. Das Fahrtenbuch muss das ganze Jahr lückenlos geführt werden.

Elektronisches Fahrtenbuch: worauf es ankommt

Eine App ist erlaubt — aber nicht jede App ist automatisch „finanzamtsfest“. Entscheidend ist laut BFH (zuletzt Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23):

• Nachträgliche Änderungen an früheren Einträgen müssen technisch ausgeschlossen sein oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Im entschiedenen Fall reichte es nicht, dass Änderungen nur über eine Abfrage des Systemadministrators sichtbar waren.
• Die Einträge müssen zeitnah entstehen.
• Es gibt keine amtliche Zertifizierung für Fahrtenbuch-Apps. Ein „vom Finanzamt anerkannt“-Siegel eines Anbieters ist eine Werbeaussage; das Risiko trägt der Steuerpflichtige.

Laut BMF-Schreiben ist es nicht zu beanstanden, wenn ein elektronisches Fahrtenbuch Datum, Kilometerstand und Ziel automatisch erfasst und der Fahrer den betrieblichen Anlass (Zweck, Geschäftspartner) innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen nachträgt.

Papier, Excel oder App — ehrlicher Vergleich

Das gebundene Heft ist eine gute, kostenlose Lösung — wenn Sie nach jeder Fahrt eintragen. Excel sollten Sie für das Fahrtenbuch nicht verwenden.

So machen wir es selbst: UZYTAK Kilometr

Wir sind ein kleines Team mit eigener Renovierungsfirma und brauchen jeden Monat ein Fahrtenbuch für unser Arbeitsauto. Daraus ist UZYTAK Kilometr entstanden:

• Start tippen, losfahren, Stopp tippen. GPS misst die Strecke, Start- und Zieladresse werden eingetragen. Standort nur zwischen Start und Stopp — kein Tracking im Hintergrund, die Aufzeichnung ist immer durch eine Benachrichtigung sichtbar.
• Art der Fahrt: dienstlich, privat oder Arbeitsweg — plus Zweck, Geschäftspartner und Fahrer. Bei Umwegen schreiben Sie die Route einfach in den Zweck.
• Kilometerstand-Kette. Jede Fahrt beginnt beim Kilometerstand der vorherigen; Kilometer ohne Eintrag werden im Bericht markiert.
• Änderungen bleiben sichtbar. Jede Fahrt ist in einer SHA-256-Kette versiegelt. Eine Änderung braucht einen Grund und erscheint im Bericht; stornierte Fahrten bleiben durchgestrichen stehen. Genau das verlangt der BFH: Änderungen in der Datei selbst offenlegen.
• Fahrt vergessen? Manuell nachtragen — mit Datum, Kilometerstand, Route und Zweck.
• PDF im deutschen Fahrtenbuch-Layout mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt, Route, Zweck, Geschäftspartner, Art der Fahrt und Fahrer, plus CSV für Excel.

Preis: Fahrten mit GPS und manuelle Fahrten sind kostenlos und unbegrenzt für ein Fahrzeug, mit PDF-Bericht für den laufenden Monat — ohne Werbung, ohne Konto. Pro kostet einmalig 19,99 €: mehr Fahrzeuge, Berichte für jeden Monat und das ganze Jahr, ZIP mit PDF + CSV für den Steuerberater. Kein Abo. Die Daten bleiben auf Ihrem Handy.

Ehrlich gesagt: Auch Kilometr ist nicht „amtlich zertifiziert“ — das ist keine App. Ob Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, hängt davon ab, dass Sie es vollständig und zeitnah führen.

Checkliste zum Monatsende

• Jede Fahrt hat Datum, km Beginn/Ende, Ziel, Zweck und Geschäftspartner.
• Keine Kilometerlücken zwischen den Fahrten.
• Privatfahrten und Arbeitswege markiert.
• Kilometerstand im Bericht = Tacho.
• PDF an die Steuerberatung geschickt und Kopie archiviert.

Häufige Fragen

Kann ich mitten im Jahr von der 1-%-Regel zum Fahrtenbuch wechseln? Grundsätzlich nur zum Jahreswechsel bzw. beim Fahrzeugwechsel — das Fahrtenbuch muss für das ganze Jahr geführt werden. Fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Muss ich das Fahrtenbuch auch bei weniger als 50 % betrieblicher Nutzung führen? Die 1-%-Regel gilt nur bei mehr als 50 % betrieblicher Nutzung. Liegt sie darunter, wird die Privatnutzung mit den anteiligen Kosten bewertet — dafür brauchen Sie einen Nachweis des Anteils, etwa durch Aufzeichnungen. Das Fahrtenbuch hilft auch, die 50-%-Grenze zu belegen.

Darf ich Abkürzungen verwenden? Ja, wenn sie eindeutig sind und z. B. in einer Kunden­liste erklärt werden.