Ewidencja przebiegu pojazdu 2026 — wzór, wymogi i jak prowadzić ją w telefonie

Masz samochód w firmie i chcesz odliczać 100% VAT od paliwa, serwisu i leasingu? Wtedy ewidencja przebiegu pojazdu nie jest formalnością, tylko warunkiem. Jeden brakujący wpis albo niezgodny stan licznika potrafi w razie kontroli zamienić 100% w 50% — z odsetkami za kilka lat wstecz.

Poniżej znajdziesz to, czego naprawdę wymaga ustawa, listę typowych błędów, porównanie sposobów prowadzenia ewidencji (zeszyt, Excel, aplikacja) i prosty wzór.

To poradnik, a nie porada podatkowa. Swoją konkretną sytuację zawsze potwierdź z księgową.

Kiedy ewidencja przebiegu jest obowiązkowa

Ustawa o VAT daje dwie drogi dla samochodu osobowego w firmie:

• 50% VAT — auto używane „mieszanie”, czyli także prywatnie. Ewidencji przebiegu do VAT wtedy nie prowadzisz.
• 100% VAT — auto używane wyłącznie do działalności. Wtedy musisz (art. 86a ustawy o VAT):
  1. prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu od dnia, w którym zaczynasz używać auta wyłącznie firmowo,
  2. złożyć informację VAT-26 w urzędzie skarbowym,
  3. mieć zasady używania auta, które wykluczają użycie prywatne (np. regulamin, parking przy firmie).

Sama ewidencja nie wystarczy, jeśli auto stoi w nocy pod domem i w weekend jedzie nad jezioro. Urząd ocenia, czy użycie prywatne jest faktycznie wykluczone — ewidencja ma to potwierdzać, a nie zastępować.

Termin VAT-26

Według serwisu biznes.gov.pl informację VAT-26 składasz do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek związany z pojazdem (np. zaliczka na leasing). Jeśli się spóźnisz, auto uznaje się za wykorzystywane wyłącznie firmowo dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożysz VAT-26. Uwaga: w starszych artykułach w internecie wciąż krąży termin „7 dni” — to nieaktualna wersja przepisu.

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu (art. 86a ust. 7)

Ustawa wymienia elementy obowiązkowe. Dla całej ewidencji:

1. numer rejestracyjny pojazdu,
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3. stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału) i na dzień zakończenia,
4. liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia.

Dla każdej jazdy osobny wpis:

• kolejny numer wpisu,
• data i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd — dokąd),
• liczba przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko osoby kierującej.

Jeżeli autem jeździ ktoś inny niż podatnik (np. pracownik), podatnik potwierdza wpisy na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Ewidencja może być papierowa albo elektroniczna — ustawa nie narzuca formy, ważne, żeby zawierała wszystkie dane.

Wzór — kolumny do skopiowania

Kolumny „licznik start/koniec” nie są wprost wymagane przy każdej jeździe, ale bardzo pomagają: od razu widać, czy żaden kilometr nie „zniknął” między wpisami.

Najczęstsze błędy, przez które traci się 100% VAT

1. Cel wyjazdu „sprawy firmowe”. Zbyt ogólny. Pisz konkretnie: „montaż okien u klienta X”, „odbiór towaru z hurtowni Y”.
2. Dziury w liczniku. Koniec jednej jazdy 48 236, początek kolejnej 48 290 — 54 km bez wpisu wygląda jak jazda prywatna.
3. Uzupełnianie raz w miesiącu z pamięci. Kontrolerzy porównują wpisy z fakturami za paliwo, opłatami za autostradę i godzinami pracy. Daty muszą się zgadzać.
4. Jazda prywatna wpisana do ewidencji auta na 100% VAT. Jeśli jest choć jedna, to dowód, że auto nie jest używane wyłącznie firmowo. Dla takiego auta wpisuj tylko jazdy służbowe — a jeśli używasz go też prywatnie, uczciwiej jest zostać przy 50% VAT.
5. Brak VAT-26 albo złożenie go po terminie.
6. Brak potwierdzenia wpisów pracownika przez podatnika na koniec okresu.

Zeszyt, Excel czy aplikacja — uczciwe porównanie

Excel jest w porządku, jeśli jesteś systematyczny: wpisujesz każdą jazdę tego samego dnia i pilnujesz licznika. Słabość Excela: nie widać, co i kiedy zmieniono. Zeszyt jest paradoksalnie lepszy pod tym względem — skreślenie zostaje widoczne.

Aplikacja ma sens, gdy jeździsz dużo i nie chcesz wieczorem odtwarzać trasy. Zwróć uwagę na trzy rzeczy: czy dane zostają w Twoim telefonie, czy aplikacja nie śledzi Cię w tle i czy płacisz co miesiąc.

Jak to robimy sami: UZYTAK Kilometr

Nasza firma remontowa ma auto robocze i co miesiąc musiała oddawać księgowej ewidencję. Dlatego zrobiliśmy UZYTAK Kilometr:

• Start przed jazdą, Stop na miejscu. GPS mierzy odległość, adresy początku i końca wpisują się same. Lokalizacja działa tylko między Start a Stop — bez śledzenia w tle.
• Rodzaj jazdy i cel wyjazdu. Służbowa, prywatna lub dojazd, do tego cel i kontrahent. (Dla auta na 100% VAT używaj tylko „służbowej” — patrz błąd nr 4.)
• Ciągłość licznika. Każda jazda zaczyna się od stanu licznika z poprzedniej; kilometry bez wpisu są oznaczone w raporcie.
• Zapomniałeś nacisnąć Start? Dodajesz jazdę ręcznie z datą, licznikiem, trasą i celem.
• Ewidencja odporna na zmiany. Każda jazda jest zapieczętowana w łańcuchu SHA-256; zmiana wymaga podania powodu i trafia do raportu, anulowane jazdy zostają przekreślone.
• PDF w polskim układzie z numerem rejestracyjnym, okresem, stanem licznika na początek i koniec, ponumerowanymi wpisami (data, trasa, cel, km, kierowca) i podsumowaniem km. Do tego CSV do Excela.

Ile kosztuje: jazdy z GPS i ręczne są za darmo bez limitu dla jednego pojazdu, z raportem PDF za bieżący miesiąc, bez reklam i bez konta. Pro to jednorazowo 19,99 €: więcej pojazdów, raporty za dowolny miesiąc i cały rok oraz ZIP z PDF + Excel dla księgowej. Bez abonamentu. Dane zostają tylko w telefonie.

Czego Kilometr nie zrobi za Ciebie: nie złoży VAT-26 i nie sprawi, że auto używane prywatnie stanie się „wyłącznie firmowe”. To wciąż Twoja decyzja i Twoja księgowa.

Kilometrówka to co innego

Często myli się dwie rzeczy:

• Ewidencja przebiegu do VAT (art. 86a) — dla auta firmowego, którego VAT odliczasz w 100%.
• Kilometrówka — zwrot kosztów za używanie prywatnego auta pracownika do celów służbowych, według stawek z rozporządzenia Ministra Infrastruktury: 0,89 zł/km do 900 cm³, 1,15 zł/km powyżej 900 cm³, 0,69 zł motocykl, 0,42 zł motorower.

W Kilometrze możesz wpisać stawkę za km przy pojeździe — wtedy zestawienie od razu pokaże kwotę.

Lista kontrolna na koniec miesiąca

• Każda jazda ma datę, konkretny cel, trasę, km i kierowcę.
• Stan licznika na koniec miesiąca zgadza się z licznikiem w aucie.
• Brak kilometrów bez wpisu.
• Wpisy kierowców potwierdzone przez właściciela firmy.
• PDF (i ewentualnie CSV) wysłany księgowej, kopia zachowana.

Pytania i odpowiedzi

Czy ewidencję można prowadzić w aplikacji albo z GPS? Tak. Ustawa nie wymaga papieru — wymaga kompletu danych z art. 86a ust. 7. Raport z GPS lub aplikacji jest w porządku, jeśli zawiera wszystkie elementy.

Czy kierowca musi się podpisywać? Ustawa wymaga imienia i nazwiska osoby kierującej, a jeśli nie jest nią podatnik — potwierdzenia wpisów przez podatnika na koniec okresu rozliczeniowego. Wiele firm i tak zbiera podpisy, bo to ułatwia kontrolę.

Jak długo przechowywać ewidencję? Jak inną dokumentację podatkową — do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku). Potwierdź z księgową.

Czy mam prowadzić ewidencję dla auta prywatnego używanego w firmie? Do VAT — nie, odliczasz wtedy 50%. Do podatku dochodowego dla auta prywatnego niebędącego składnikiem majątku firmy ewidencja też nie jest wymagana (koszty w limicie 20%). Szczegóły — z księgową.