Облік пробігу авто в Польщі 2026 — зразок, вимоги і як вести його в телефоні

Маєте авто на фірмі в Польщі й хочете відраховувати 100% VAT з пального, сервісу та лізингу? Тоді облік пробігу транспортного засобу (ewidencja przebiegu pojazdu) — не формальність, а обов'язкова умова. Один пропущений запис або показник одометра, що не сходиться, під час перевірки можуть перетворити 100% на 50% — ще й з відсотками за кілька років назад.

Нижче — що насправді вимагає польський закон, типові помилки, порівняння способів ведення обліку (зошит, Excel, додаток) і простий зразок.

Це довідковий посібник, а не податкова консультація. Свою конкретну ситуацію завжди уточнюйте з бухгалтером (księgowa).

Коли облік пробігу обов'язковий

Польський закон про VAT (ustawa o VAT) дає два варіанти для легкового авто на фірмі:

• 50% VAT — авто використовується «змішано», тобто й приватно. Облік пробігу для VAT тоді не ведеться.
• 100% VAT — авто використовується виключно для бізнесу. Тоді ви зобов'язані (ст. 86a закону про VAT):
  1. вести облік пробігу з дня, коли починаєте використовувати авто виключно для фірми,
  2. подати інформацію VAT-26 до податкової (urząd skarbowy),
  3. мати правила користування авто, які виключають приватне використання (наприклад, регламент, стоянка біля фірми).

Самого обліку недостатньо, якщо авто ночує біля дому, а на вихідних їде на озеро. Податкова оцінює, чи приватне використання фактично виключене — облік має це підтверджувати, а не замінювати.

Термін подання VAT-26

За даними порталу biznes.gov.pl, інформацію VAT-26 подають до 25-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому ви понесли перші витрати на авто (наприклад, перший внесок за лізинг). Якщо запізнитеся, авто вважатиметься використовуваним виключно для фірми лише з першого дня місяця, в якому ви подали VAT-26. Увага: у старіших статтях в інтернеті досі трапляється термін «7 днів» — це застаріла редакція норми.

Що має містити облік пробігу (ст. 86a п. 7)

Закон перелічує обов'язкові елементи. Для всього обліку:

1. реєстраційний номер авто,
2. дата початку і завершення ведення обліку,
3. показник одометра на день початку, на кінець кожного розрахункового періоду (місяця або кварталу) і на день завершення,
4. кількість пройдених кілометрів на кінець кожного розрахункового періоду і на день завершення.

Для кожної поїздки — окремий запис:

• порядковий номер запису,
• дата і мета поїздки,
• опис маршруту (звідки — куди),
• кількість пройдених кілометрів,
• ім'я та прізвище водія.

Якщо авто керує не сам платник податку (наприклад, працівник), платник підтверджує записи наприкінці кожного розрахункового періоду. Облік може бути паперовим або електронним — закон не нав'язує форму, головне, щоб були всі дані.

Зразок — колонки, які можна скопіювати

Колонки «одометр старт/фініш» для кожної поїздки прямо не вимагаються, але дуже допомагають: одразу видно, чи жоден кілометр не «зник» між записами.

Найчастіші помилки, через які втрачають 100% VAT

1. Мета поїздки «справи фірми». Надто загально. Пишіть конкретно: «монтаж вікон у клієнта X», «отримання товару з гуртівні Y».
2. Дірки в показниках одометра. Кінець однієї поїздки 48 236, початок наступної 48 290 — 54 км без запису виглядають як приватна поїздка.
3. Заповнення раз на місяць з пам'яті. Перевіряльники порівнюють записи з рахунками за пальне, платою за автостраду та годинами роботи. Дати мають збігатися.
4. Приватна поїздка в обліку авто на 100% VAT. Навіть одна така поїздка — доказ, що авто не використовується виключно для фірми. Для такого авто записуйте лише службові поїздки, а якщо їздите ним і приватно, чесніше залишитися на 50% VAT.
5. Не подано VAT-26 або подано із запізненням.
6. Записи працівника не підтверджені платником наприкінці періоду.

Зошит, Excel чи додаток — чесне порівняння

Excel цілком підходить, якщо ви дисципліновані: записуєте кожну поїздку того ж дня і стежите за одометром. Слабке місце Excel: не видно, що і коли змінили. Зошит у цьому сенсі парадоксально кращий — закреслення залишається видимим.

Додаток має сенс, коли ви багато їздите і не хочете ввечері відновлювати маршрут. Зверніть увагу на три речі: чи дані залишаються у вашому телефоні, чи додаток не стежить за вами у фоні і чи ви платите щомісяця.

Як це робимо ми самі: UZYTAK Kilometr

Наша ремонтна фірма має робоче авто, і щомісяця треба було здавати бухгалтеру облік пробігу. Тому ми зробили UZYTAK Kilometr:

• Старт перед поїздкою, Стоп на місці. GPS вимірює відстань, адреси початку й кінця записуються самі. Геолокація працює лише між Старт і Стоп — без стеження у фоні.
• Тип поїздки і мета. Службова, приватна або дорога на роботу, плюс мета і контрагент. (Для авто на 100% VAT використовуйте лише «службову» — див. помилку № 4.)
• Безперервність одометра. Кожна поїздка починається з показника попередньої; кілометри без запису позначаються у звіті.
• Забули натиснути Старт? Додаєте поїздку вручну з датою, одометром, маршрутом і метою.
• Облік, захищений від змін. Кожна поїздка запечатана в ланцюжку SHA-256; зміна вимагає вказати причину і потрапляє у звіт, скасовані поїздки залишаються закресленими.
• PDF у польському форматі з реєстраційним номером, періодом, показниками одометра на початок і кінець, пронумерованими записами (дата, маршрут, мета, км, водій) і підсумком км. Плюс CSV для Excel.

Скільки коштує: поїздки з GPS і вручну — безкоштовно без обмежень для одного авто, зі звітом PDF за поточний місяць, без реклами і без облікового запису. Pro — разово 19,99 €: більше авто, звіти за будь-який місяць і цілий рік, а також ZIP з PDF + Excel для бухгалтера. Без підписки. Дані залишаються лише в телефоні.

Чого Kilometr за вас не зробить: не подасть VAT-26 і не перетворить авто, яким ви їздите приватно, на «виключно фірмове». Це все одно ваше рішення і ваш бухгалтер.

Кілометрівка — це інше

Часто плутають дві речі:

• Облік пробігу для VAT (ст. 86a) — для фірмового авто, з якого ви відраховуєте 100% VAT.
• Кілометрівка (kilometrówka) — компенсація працівнику за використання приватного авто у службових цілях за ставками з розпорядження Міністра інфраструктури: 0,89 zł/км до 900 см³, 1,15 zł/км понад 900 см³, 0,69 zł мотоцикл, 0,42 zł мопед.

У Kilometr можна вказати ставку за км для авто — тоді звіт одразу покаже суму.

Чек-лист на кінець місяця

• Кожна поїздка має дату, конкретну мету, маршрут, км і водія.
• Показник одометра на кінець місяця збігається з одометром в авто.
• Немає кілометрів без запису.
• Записи водіїв підтверджені власником фірми.
• PDF (і за потреби CSV) надіслано бухгалтеру, копію збережено.

Питання і відповіді

Чи можна вести облік у додатку або з GPS? Так. Закон не вимагає паперу — він вимагає повного набору даних зі ст. 86a п. 7. Звіт з GPS або додатка підходить, якщо містить усі елементи.

Чи має водій підписуватися? Закон вимагає імені та прізвища водія, а якщо це не сам платник — підтвердження записів платником наприкінці розрахункового періоду. Багато фірм усе одно збирають підписи, бо це полегшує перевірку.

Скільки зберігати облік? Як іншу податкову документацію — до спливу строку давності податкового зобов'язання (як правило, 5 років від кінця року, в якому минув термін сплати податку). Уточніть у бухгалтера.

Чи треба вести облік для приватного авто, яке використовую у фірмі? Для VAT — ні, тоді ви відраховуєте 50%. Для податку на доходи щодо приватного авто, яке не є активом фірми, облік теж не потрібен (витрати в межах ліміту 20%). Деталі — з бухгалтером.