Журнал поїздок у Німеччині 2026 — що вимагає Finanzamt і як вести його без додатка з підпискою

Якщо ви в Німеччині їздите службовим авто й приватно, у вас два варіанти: правило 1% (1-%-Regel) або журнал поїздок (Fahrtenbuch). Паушальний варіант зручний, але може обійтися дорого — особливо при високій каталожній ціні авто і невеликій кількості приватних поїздок. Тоді журнал поїздок часто заощаджує реальні гроші. Але тільки якщо він ведеться належним чином (ordnungsgemäß). Інакше податкова (Finanzamt) його відхилить, і заднім числом усе одно застосують правило 1%.

Нижче — що має містити журнал поїздок, які помилки найчастіше знаходять податкові перевіряльники і як у порівнянні виглядають папір, Excel і додаток.

Цей посібник не замінює податкової консультації. Свій конкретний випадок уточнюйте з податковим консультантом (Steuerberater).

Правило 1% чи журнал поїздок?

Згідно з § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG приватне використання авто, яке більш ніж на 50% використовується для бізнесу, щомісяця оцінюється в 1% внутрішньонімецької каталожної ціни брутто на момент першої реєстрації (включно з додатковим обладнанням). Зазвичай до цього додається надбавка за поїздки між домом і першим місцем роботи (erste Tätigkeitsstätte).

Satz 3 дозволяє натомість враховувати фактичні витрати, що припадають на приватні поїздки. Умова: ви підтверджуєте загальні витрати документами, а співвідношення приватних та інших поїздок — належно веденим журналом поїздок.

Просте правило: журнал поїздок зазвичай вигідний, якщо

• каталожна ціна висока, але авто вже не нове або амортизоване,
• ви мало їздите приватно,
• дорога на роботу довга або ви майже не їздите до першого місця роботи.

Для електромобілів і деяких гібридів у паушальному варіанті діють знижені бази (¼ або ½ каталожної ціни, залежно від дати придбання, викидів CO₂ і цінового порогу — див. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 1–5 EStG). Тоді журнал поїздок вигідний рідше. Порахуйте обидва варіанти на реальних цифрах.

Що має містити належно ведений журнал поїздок

Податкова адміністрація (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, лист BMF від 3.3.2022) і Федеральний фінансовий суд (BFH) вимагають, щоб журнал вівся своєчасно (zeitnah) і в закритій формі (in geschlossener Form) та відображав поїздки повністю і без пропусків із загальним показником одометра на кожен момент.

Для кожної службової поїздки:

• дата,
• показник одометра на початку і в кінці поїздки,
• пункт призначення — при об'їздах також маршрут,
• мета поїздки,
• клієнти або ділові партнери, яких ви відвідали.

Для приватних поїздок: достатньо пройдених кілометрів. Для поїздок дім — перше місце роботи: достатньо короткої позначки.

Шаблон — обов'язкові колонки

Найчастіші причини, чому журнали поїздок відхиляють

1. Складений заднім числом. Журнал, відновлений наприкінці місяця з пам'яті або з чеків на пальне, не є «своєчасним». Перевіряльники порівнюють його з чеками АЗС, рахунками СТО і зустрічами.
2. Таблиця Excel. BFH вирішив (VI R 64/04), що файл, створений в Excel, не є належним журналом поїздок, бо його можна будь-коли непомітно змінити. Окремі папірці так само не підходять.
3. Стрибки одометра. Якщо одна поїздка закінчується на 61 468, а наступна починається з 61 530, бракує 62 км.
4. Надто загальна мета. «Візит до клієнта» чи «виїзна робота» без імені — недостатньо.
5. Лише «репрезентативний» період. Журнал має вестися без пропусків увесь рік.

Електронний журнал поїздок: що важливо

Додаток дозволений — але не кожен додаток автоматично «витримає перевірку Finanzamt». Вирішальне, за BFH (останнє — ухвала від 12.01.2024, VI B 37/23):

• Подальші зміни попередніх записів мають бути технічно неможливими або задокументованими й відкритими в самому файлі. У розглянутій справі було недостатньо того, що зміни видно лише через запит системного адміністратора.
• Записи мають створюватися своєчасно.
• Офіційної сертифікації для додатків-журналів поїздок немає. Позначка «визнано Finanzamt» від виробника — це рекламне твердження; ризик несе платник податків.

Згідно з листом BMF, не є порушенням, якщо електронний журнал автоматично фіксує дату, одометр і пункт призначення, а водій дописує службову підставу (мету, ділового партнера) протягом до семи календарних днів.

Папір, Excel чи додаток — чесне порівняння

Зшитий зошит — добре безкоштовне рішення, якщо записуєте після кожної поїздки. Excel для журналу поїздок використовувати не варто.

Як це робимо ми самі: UZYTAK Kilometr

Ми — невелика команда з власною ремонтною фірмою, і щомісяця нам потрібен журнал поїздок для робочого авто. Так з'явився UZYTAK Kilometr:

• Натиснути Старт, поїхати, натиснути Стоп. GPS вимірює відстань, адреси старту й призначення записуються. Геолокація лише між Старт і Стоп — без стеження у фоні, запис завжди видно через сповіщення.
• Тип поїздки: службова, приватна або дорога на роботу — плюс мета, діловий партнер і водій. При об'їздах просто впишіть маршрут у мету.
• Ланцюжок одометра. Кожна поїздка починається з показника попередньої; кілометри без запису позначаються у звіті.
• Зміни залишаються видимими. Кожна поїздка запечатана в ланцюжку SHA-256. Зміна вимагає причини і з'являється у звіті; скасовані поїздки залишаються закресленими. Саме цього вимагає BFH: відкривати зміни в самому файлі.
• Забули поїздку? Додайте вручну — з датою, одометром, маршрутом і метою.
• PDF у німецькому форматі Fahrtenbuch з датою, одометром на початку і в кінці кожної поїздки, маршрутом, метою, діловим партнером, типом поїздки і водієм, плюс CSV для Excel.

Ціна: поїздки з GPS і вручну — безкоштовно й без обмежень для одного авто, зі звітом PDF за поточний місяць — без реклами, без облікового запису. Pro коштує разово 19,99 €: більше авто, звіти за будь-який місяць і цілий рік, ZIP з PDF + CSV для податкового консультанта. Без підписки. Дані залишаються у вашому телефоні.

Чесно: Kilometr теж не «офіційно сертифікований» — такого додатка не існує. Чи визнають ваш журнал, залежить від того, чи ведете ви його повністю і своєчасно.

Чек-лист на кінець місяця

• Кожна поїздка має дату, км на початку/в кінці, пункт призначення, мету і ділового партнера.
• Немає пропусків кілометрів між поїздками.
• Приватні поїздки й дорога на роботу позначені.
• Одометр у звіті = одометр в авто.
• PDF надіслано податковому консультанту, копію заархівовано.

Часті запитання

Чи можна посеред року перейти з правила 1% на журнал поїздок? Зазвичай лише з нового року або при зміні авто — журнал має вестися за весь рік. Запитайте свого податкового консультанта.

Чи треба вести журнал, якщо службове використання менше 50%? Правило 1% діє лише при службовому використанні понад 50%. Якщо менше, приватне використання оцінюють за пропорційними витратами — для цього потрібне підтвердження частки, наприклад записи. Журнал поїздок також допомагає довести поріг 50%.

Чи можна використовувати скорочення? Так, якщо вони однозначні й пояснені, наприклад, у списку клієнтів.